Weryfikacja pracowników i kandydatów – detektyw

Weryfikacja kandydatów i pracowników – po co

Błąd rekrutacyjny na kluczowym stanowisku kosztuje firmę miesiące pracy i często znaczne pieniądze. Kandydat może mieć efektowne CV, świetnie wypaść na rozmowie i przedstawić referencje, które wyglądają wiarygodnie. Problem w tym, że część dokumentów i deklaracji nigdy nie jest sprawdzana. Weryfikacja pozwala potwierdzić, że osoba, którą zatrudniasz na stanowisko z dostępem do pieniędzy, danych lub tajemnic firmy, jest tym, za kogo się podaje.

Co weryfikujemy

• historię zatrudnienia – czy kandydat faktycznie pracował w podanych firmach, na jakich stanowiskach i w jakim okresie,
• wykształcenie i uprawnienia – autentyczność dyplomów, certyfikatów, licencji zawodowych,
• referencje – czy osoby i firmy, które je wystawiły, istnieją i potwierdzają ich treść,
• aktywność gospodarczą – czy kandydat nie prowadzi konkurencyjnej działalności lub nie jest powiązany z konkurencją,
• reputację zawodową – publikacje, spory, informacje dostępne w źródłach otwartych,
• spójność danych – czy informacje podane w CV i na rozmowie są ze sobą zgodne.

Zgodnie z Kodeksem pracy i RODO

Pracodawca może żądać od kandydata tylko określonych danych – katalog wskazuje art. 22¹ Kodeksu pracy. Weryfikacja nie może polegać na zbieraniu informacji o życiu prywatnym, poglądach, zdrowiu czy planach rodzinnych kandydata. Pilnujemy tej granicy. Sprawdzamy wyłącznie informacje związane z kwalifikacjami i wiarygodnością zawodową, w oparciu o źródła legalnie dostępne oraz dane, które kandydat sam przedstawił. Informację o niekaralności pracodawca może uzyskać tylko wtedy, gdy przepis szczególny tego wymaga – w takim przypadku doradzamy, jak to zrobić poprawnie.

Weryfikacja obecnych pracowników

Weryfikacja przydaje się nie tylko przy rekrutacji. Pracodawcy zlecają ją także przed awansem na stanowisko kierownicze, przed powierzeniem dostępu do kluczowych klientów lub systemów oraz gdy pojawiają się sygnały, że pracownik ukrywa powiązania z kontrahentem lub konkurencją. W takich sytuacjach weryfikacja łączy się często z kontrolą pracownika lub wyjaśnianiem nadużyć.

Jak wygląda współpraca

Pracodawca przekazuje nam CV, zakres stanowiska i informacje, które chce potwierdzić. Ustalamy zakres i termin – standardowa weryfikacja trwa kilka dni roboczych. Wynik otrzymujesz w postaci zwięzłego raportu: co sprawdziliśmy, co się potwierdziło, gdzie pojawiły się rozbieżności. Na tej podstawie podejmujesz decyzję – my nie oceniamy kandydata, tylko dostarczamy rzetelnych informacji. Dla firm, które rekrutują regularnie, przygotowujemy stałe warunki współpracy.

Dla firm z Wrocławia i całej Polski

Wrocławski rynek pracy jest bardzo konkurencyjny – firmy z branży IT, finansów, logistyki i produkcji walczą o specjalistów, a presja czasu sprzyja pomijaniu weryfikacji. Kilka dni na sprawdzenie kluczowego kandydata to niewielki koszt w porównaniu z ryzykiem zatrudnienia osoby z fałszywym doświadczeniem. Weryfikujemy także kandydatów z innych miast i z zagranicy.

Dlaczego weryfikacja się opłaca

Koszt złej rekrutacji jest wyższy, niż się zwykle wydaje. To nie tylko wynagrodzenie wypłacone przez kilka miesięcy, ale też czas poświęcony na wdrożenie, błędne decyzje podjęte przez niekompetentną osobę, utracone kontrakty, a w skrajnych przypadkach – kradzieże, wyłudzenia czy wyciek danych. Na stanowiskach z dostępem do pieniędzy, magazynu, danych klientów lub tajemnic handlowych jedna nietrafiona decyzja kadrowa może kosztować firmę więcej niż roczny budżet działu HR. Weryfikacja przed zatrudnieniem to stosunkowo niewielki wydatek, który pozwala tego uniknąć.

Stanowiska, przy których weryfikacja jest szczególnie ważna

• kadra zarządzająca i dyrektorzy, którzy podejmują decyzje finansowe,
• księgowość, kasjerzy i osoby z dostępem do rachunków,
• handlowcy z dostępem do bazy klientów i cenników,
• magazynierzy, kierowcy i pracownicy logistyki,
• informatycy i administratorzy systemów,
• opiekunki, nianie i osoby pracujące z dziećmi lub osobami starszymi – tu weryfikację zlecają często osoby prywatne.

Na czym polega sprawdzenie przebiegu kariery

Najczęstszy problem to nieprawdziwe informacje w CV: wydłużone okresy zatrudnienia, zawyżone stanowiska, przemilczane zwolnienia dyscyplinarne, a nawet nieistniejące dyplomy. Sprawdzamy, czy wskazane firmy istnieją i czy kandydat faktycznie w nich pracował, czy uczelnia wydała dyplom, jaką opinię kandydat ma w środowisku zawodowym i czy nie był zamieszany w spory z poprzednimi pracodawcami. Korzystamy z rejestrów publicznych, źródeł otwartych i rozmów prowadzonych zgodnie z prawem.

Weryfikacja kontrahentów i wspólników

Ta sama metodologia sprawdza się przy ocenie partnerów biznesowych. Zanim przyjmiesz wspólnika do spółki, powierzysz komuś reprezentowanie firmy albo podpiszesz dużą umowę z nowym kontrahentem, warto wiedzieć, czy osoba stojąca za firmą nie ma na koncie nieudanych przedsięwzięć, długów, sporów sądowych czy powiązań z konkurencją. Raport z weryfikacji pozwala podjąć decyzję na podstawie faktów, a nie wrażenia z jednego spotkania.

Weryfikacja pracownika, który już jest w firmie

Czasem potrzeba weryfikacji pojawia się po zatrudnieniu – gdy pracownik zaczyna zachowywać się podejrzanie, dochodzi do braków w magazynie, a klienci przechodzą do konkurencji. Wtedy łączymy weryfikację z innymi działaniami: kontrolą pracowników, obserwacją w terenie czy kontrwywiadem gospodarczym. Ważne, aby nie podejmować pochopnych kroków, zanim zbierzemy rzetelne informacje.

Jak przygotować się do zlecenia

Przed rozpoczęciem weryfikacji kandydata dobrze jest mieć jego CV, list motywacyjny i zgodę na sprawdzenie referencji, jeśli jest wymagana. Omawiamy z Tobą, które informacje są kluczowe dla danego stanowiska, i dopasowujemy zakres działań. Dzięki temu nie płacisz za ustalenia, których nie potrzebujesz. Wyniki przekazujemy zwykle w ciągu kilku dni roboczych – na tyle szybko, by nie opóźniać procesu rekrutacji.

Uczciwy kandydat nie ma się czego obawiać

Weryfikacja nie jest wyrazem nieufności wobec ludzi, tylko standardem odpowiedzialnego zarządzania. Kandydaci, którzy rzetelnie opisali swoje doświadczenie, przechodzą ją bez problemu, a pracodawca zyskuje pewność, że zatrudnia właściwą osobę. Zadzwoń pod numer 576 222 596 i opisz, kogo chcesz sprawdzić – przygotujemy propozycję zakresu i wyceny.

Najczęstsze ustalenia z naszej praktyki

Większość weryfikacji kończy się potwierdzeniem informacji podanych przez kandydata – i to też jest cenny wynik, bo pozwala zatrudnić bez wątpliwości. W pozostałych sprawach najczęściej ustalamy, że okres pracy w poprzedniej firmie był znacznie krótszy niż w CV, że stanowisko „kierownika” było w rzeczywistości stanowiskiem specjalisty albo że kandydat odszedł z poprzedniej pracy w atmosferze konfliktu, o którym nie wspomniał. Zdarzają się również sytuacje poważniejsze: firma wpisana w CV nigdy nie istniała, a referencje wystawił znajomy kandydata podający się za jego przełożonego.

Takie ustalenia nie zawsze muszą przekreślać kandydata. Czasem wystarczy szczera rozmowa, by wyjaśnić nieścisłości. Ważne, by pracodawca podejmował decyzję, znając fakty.

Weryfikacja na zlecenie osób prywatnych

Z usługi korzystają nie tylko firmy. Osoby prywatne zlecają nam sprawdzenie opiekunki do dziecka, opiekuna osoby starszej, ekipy remontowej, której mają przekazać zaliczkę, czy najemcy mieszkania. W takich sprawach skupiamy się na tym, czy dana osoba jest tym, za kogo się podaje, czy nie ma złej opinii w poprzednich miejscach pracy i czy nie była zamieszana w oszustwa wobec poprzednich klientów. Ten rodzaj weryfikacji jest zwykle szybki i stosunkowo niedrogi, a daje dużo spokoju.

Zgodność z RODO w praktyce

Pracodawca może żądać od kandydata tylko określonych danych, wskazanych w Kodeksie pracy. Detektyw działa na podstawie ustawy o usługach detektywistycznych i również ma ograniczenia: zbiera informacje w sposób, który nie narusza dóbr osobistych osoby sprawdzanej. Dlatego nie sięgamy po dane o zdrowiu, poglądach czy życiu prywatnym kandydata, które nie mają związku z pracą. Wynik weryfikacji dotyczy faktów zawodowych i wiarygodności – tego, co realnie ma znaczenie dla pracodawcy.

Najczęstsze pytania

Czy kandydat musi wyrazić zgodę? Weryfikacja danych, które kandydat sam podał, nie wymaga dodatkowej zgody, ale kontakt z byłymi pracodawcami najlepiej uzgodnić z kandydatem – to także sygnał, że firma działa przejrzyście.

Czy sprawdzacie media społecznościowe? Tylko w zakresie aktywności zawodowej i publicznej, związanej ze stanowiskiem.

Bezpłatna konsultacja – Wrocław i Dolny Śląsk

Pierwsza rozmowa jest bezpłatna i do niczego nie zobowiązuje. Opowiesz nam o sytuacji, a my powiemy, co da się zrobić zgodnie z prawem, ile może to potrwać i jaki jest orientacyjny koszt. Działamy na podstawie wpisu do rejestru działalności regulowanej MSWiA (nr RD-42/2024) i ustawy o usługach detektywistycznych. Zadzwoń: 576 222 596 (24/7) lub napisz na WhatsApp.